Optimieren Sie Ihre Softwarelizenzen im jährlichen Rhythmus

Peter Wesche September 3, 2014

Zur Verbesserung Ihres Lizenzmanagements sollten Sie ein jährlich wiederkehrendes Schema für Ihre Planung verwenden. Die folgende Grafik beschreibt die grundsätzlichen Beziehungen zwischen den zyklischen Aktivitäten und den Optimierungsthemen Ihrer Softwareinvestitionen:

Optimierungsmatrix

Optimierungsmatrix

In der Wirklichkeit werden nicht alle zugeordneten Themen relevant, weil Sie sich immer auf eine spezifisches Problem Ihres Lizenzmanagements fokussieren werden. Jedoch ist es hilfreich, folgende drei Fragen zu stellen:

1) Kenn ich meine Lizenzen; weiß ich, wozu ich Anrechte habe?

2) Wie kaufe ich nach; habe ich dazu die beste Taktik und belastbare Benchmarks?

3) Wie werde ich die Software Compliance sicherstellen, kenne ich die zugrunde liegenden Regeln?

Improve your license control in a yearly cycle

Peter Wesche

For advanced control of your licensing, you should apply a cyclic schema that repeats every year and follows your own planning. Here, you see the principal relationship between tasks in software investment control and the detailed topics that you have to manage to stay optimized and compliant:

Optimization Cycles in Software License Management

Optimization Cycles in Software License Management

In a real-world project situation, you will rarely address all topics when dealing with a specific challenge in your license control. But it helps when you think in three simple concepts:

1) Which are my licenses, do I know what I own?

2) How do I purchase new licenses, do I have access to best tactics and benchmarks?

3) How will I manage software compliance, do I know the licensing rules?

 

Software-Lizenzoptimierung nach Doctor-License

Peter Wesche June 21, 2014

VorgehenDrL

  1. Das Kundenproblem verstehen
    Jeder Kunde pflegt in seiner Organisation eine individuelle Handhabung und Historie des Lizenzmanagements. Welche Ziele, Visionen und Erwartungen rufen ihn auf den Plan?
  2. Die Qualität der Grundannahmen verifizieren
    Der Kunde hat einen Defekt in seinem Lizenzmanagement erkannt, die auf Erkenntnissen der bisherigen Praxis beruhen. Sind dabei alle Symptome erkannt und reicht die Datenbasis für den Start in die Optimierung?
  3. Die Lizenzmanagement-Prozesse optimieren
    Jeder Kunde hat bestimmte Prozesse, mit der er Einkauf, Verteilung und Messung seiner Lizenzen bewerkstelligt. Sind diese stimmig, nötig, effektiv, effizient und zeitgemäß? Hat das Team bereits Verbesserungspotenziale im Blick?
  4. Die Reaktionszeit verbessern
    Lizenzmanagement ist ein Geschäft hinter den Kulissen und verläuft oft sporadisch. Werden Veränderungen zeitnah oder automatisch wahrgenommen, um das aktuelle Lizenzrisiko zu reduzieren und optimale Einkaufsbedingungen zu nutzen?
  5. Die Gesamtkosten verringern
    Die Nutzung von Software verursacht bestimmte Verwaltungskosten. Im engeren Sinne verursacht sie Lizenz-, Wartungs- und Implementierungskosten. Sind die einzelnen Kostenbestandteile greifbar und werden sie im Gesamtkontext verstanden?

 

Anm: Die Projektvorgehensweise ist an ‚Lean Thinking‘, 2nd Edition 2010, Womack und Jones, angelehnt.

Rechtssicherheit und Lizenztranparenz aus einer Hand

Peter Wesche April 25, 2014

Wem ist die folgende Reflektion im Rahmen der Software-Nutzungsanalyse nicht wohlbekannt:

  • Lizenzmetrik verständlich?
  • Abzählbarkeit zumutbar?
  • Selbstaudit [mit Tools] möglich?

Dies alles sind Fragen, deren Antworten nicht nur auf der Analyse des Vendor-Lizenzmodells oder dem Lizenzverzeichnis, sondern auch auf dem IP-Recht, den AGBs und den aktuellen Stand der Rechtsprechung fußen. Bisher musste der Lizenzverantwortliche sich an zwei Quellen bedienen: an der Lizenzberatung und den IT-Rechtsexperten.

Wo sich Lizenztransparenz mit Rechtssicherheit verbindet!

Beratungspakete aus Lizenztransparenz und Rechtssicherheit für jede Lizenzmanagement-Phase

Jetzt arbeitet Doctor-License systematisch mit einem Netzwerk von IT-Fachanwälten und bietet innerhalb der Beratung auch die Behandlung der zugrunde liegenden Rechtsfragen über entsprechend qualitifzierte Fachanwälte. Diese nehmen ihr Mandat unabhängig wahr, profitieren aber gleichzeitig von den inhaltlichen Analysen und Aufbereitungen der Kunden-Lizenzverträge über License12. Diese Dienstleistung wird für folgende Fragestellungen als Kombination der jeweiligen Kompetenzen gebündelt:

  • Konsolidierung aller Lizenzen
    Für die meisten Vendoren besteht eine Vorgeschichte von einzelnen Transaktionen. Doctor-License legt hier die Grundlage für ein unzweifelhaftes Resultat der Konsolidierung aller erworbenen Rechte durch das Scannen und Interpretieren aller zugehörigen Manifeste (Rahmenvertrag, Lizenzbestellung, Side-Letter, Vendor-Definitionen).
  • Etablierung optimaler Vertragsklauseln
    Wir hören als Lizenzberater oft den Wunsch, Formulierungen für einzelne Klauseln vorzuschlagen. Dies ist das Metier des Rechtsexperten, das wir jetzt auch im Bündel mit anbieten können und das dem Lizenznehmer für zukünftige Transaktionen den Weg weist.
  • Audit-Vorbereitung
    Schon in der Vorbereitung eines Software-Audits werden die Weichen für den Erfolg gestellt. Einerseits müssen technische Vorbereitungen und Bereinigungen von Altlasten erfolgen, andererseits soll die Vermessung nur soviel Vendor-Einsicht ermöglichen, wie es zur Wahrung seiner legitimen Interessen bedarf.
  • Behandlung von strittigen Audit-Ergebnissen
    Liegt der Audit-Bericht bereits vor, so gilt es neben der Plausibilität auch die Grundlagen der Vergleichsdaten zu validieren. Falls der Vendor ohne Berechtigung neue Modelle einführt, können die Teilergebnisse wirksam in Frage gestellt werden.
  • Optimierung des Lizenzbestands
    Die Optimierung sollte eine ständige Übung sein, kann aber häufig nur aus Vermessungsergebnissen heraus beurteilt und verfeinert werden. Doctor-License fokussiert durch die Nutzung von umfangreichen Benchmarkdaten hier besonders auf die kommerzielle Seite.

Das Besondere bei allen Paketen ist die verlässliche Vorkalkulation von Aufwand und Ergebnis, denn jede Teildienstleistung folgt einem definierten Leistungskatalog.

 

Increase your discount at year end in your SAP negotiations

Peter Wesche November 18, 2013

Recent customer cases show that vendors are granting high discounts during the year-end rallye, but they also tweak terms that are to their own advantage. For customers, it is essential to carefully check proposals to avoid unpleasant surprises. It may not be intentional, but the complexity of rules make it easy for mistakes: Customer reported that in a recent offer the vendor more than doubled the list price to grant a 90% discount. The effective discount was only 77% which could be corrected after a simple call.

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What does it mean for you?

End-of-year are hectic and workload becomes overwhelming especially when it gets close to the seasons break.

Use external advice to check what requires your attention. If you cannot engage directly, use web-based advice like License12. There, you only upload the proposal and get a complete validation and an optional benchmark that tells you exactly if you have achieved well. It saves time and money and shows your vendor that you understand licensing. Even when it gets complicated!

Why pay 16% more for software every year?

Peter Wesche November 5, 2013

After a new verdict in a case between SAP and susensoft in Hamburg, Germany, the applicability of selling or buying ‘used software’, as allowed earlier by a court ruling of the European High Court in 2012, have been re-confirmed. As the software efficiency reports 2011 for the US and the UK suggest, this will have an impact to user organizations that suffer from 16% shelfware every year. The remaining question is how to identify the right licenses and how to execute the adjustment with the vendors.

Now, Doctor-License is offering a tiered consulting approach to facilitate the execution of software re-use or retirement which is expressed in the following promotional offer:

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The English version will follow shortly.

 

Nach einem neuen Richterspruch zu einer Klage zwischen SAP und susensoft in Hamburg, Deutschland, ist die Anwendbarkeit von Gebrauchtsoftware für den An- und Verkauf erneut bestätigt worden, nachdem bereits die Entscheidung des Europäischen Gerichtshof in 2012 diese Möglichkeiten für dauerhafte Lizenzen gezeigt hatte. Nach den Software Efficiency Reports 2011 für die USA und UK wird dies alle Anwenderfirmen betreffen, die laut Report jährlich 16% ungenutze SOftware verzeichnen. Die offene Frage ist die richtigen Lizenzen für die Stilllegung auszuwählen und die notwendige vertragliche Anpassung mit dem Vendor zu erreichen.

Doctor-License bietet hierfür jetzt einen gestaffelten Beratungsansatz, um die  Wiederverwendung oder Stilllegung zu erleichtern. Details finden sich in folgender Angebotsbeschreibung:

ShelfwarePromo_DE

Die englische Version folgt in Kürze.

Interessante Vorträge liefert aktuell susensoftware im Rahmen seiner Roadshow im November in Hamburg, Köln, Mannheim und München: Roadshow

Software business will only change if you change!

Peter Wesche October 4, 2013

With the advent of cloud computing, customers were expecting that new competition will change the attitude of vendors. This is largely not the case. Even the recent announcement of SAP to allow customers exchange shelfware against something more useful, shows not much change of attitude:

  • Allowances are treated like mercy by the vendor
  • Top discounts are taken away if customers try to execute on vendor promises
  • The lock-in dilemma is now spreading to cloud solutions as well
  • More cases of dispute are taken to court or threatened to do so

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Therefore, the principle judgement of Peter Wesche during the 2009 German user group meeting remains unchanged and still represents an excellent summary of how you can prepare for better software investment management. See three parts of that speech: Guidance

New SAP allowances create exciting options

Peter Wesche September 23, 2013

There has been a lot of discussions among user groups and SAP’s license model. The most pressing issue lately was SAP’s reluctance to let user organizations only pay for what they use.

Calculate the Savings with Clipping Path

The full story: Over years, SAP has been selling its software agressively, using high discount options to create shelfware, and to establish recurring cost by charging maintenance also for unused licenses. User organizations have called this practice questionable. Now, SAP starts to respond to their demands and has launched two important announcements:

  • Allowance to exchange licenses towards a hybrid model of SAP on-premise and SAP cloud solutions. See press-release.
  • Allowance for companies to de-commission licenses they do not use and re-calculate the associated maintenance fee. See press-release by dsag.

Both options are significant, as they allow all user organisations to exchange their unused software against more useful ones during a new purchase. The second announcement allows even to reduce maintenance cost when not buying new software, however applying a re-calculation of the old transaction which in many cases does not yield any refund or reduction at all! For more information, see CCC_Tag2_Ofner_Braendli

If you want to find out about your specific ability to reduce cost, call +49 6205 922885 for Doctor-License! We offer a 20-min quick assessment on the phone for free!

 

Seit Jahren gibt es eine Menge von Diskussionen unter Benutzergruppen über das SAP-Lizenz-Modell. Das dringendste Problem in letzter Zeit war SAP’s Weigerung, ihre Kunden nur für die Lizenzen zahlen zu lassen, die auch verwendet werden.

Die ganze Geschichte: Über Jahre hat SAP den Markt überverkauft, indem mit hohen Rabatten Shelfware erzeugt wurde und die laufenden Kosten durch die Wartungsentgelte auch für ungenutzte Lizenzen erhöht wurden. Anwenderorganisationen fanden diese Praxis fragwürdig. Jetzt beginnt SAP auf ihre Forderungen reagieren, mit folgenden wichtigen Ankündigungen:

Beide Optionen sind signifikant, da nun alle Anwenderorganisationen ihre ungenutzte Software gegen nützlichere während einer Neuanschaffung austauschen können. Die zweite Ankündigung ermöglicht sogar die Wartungskosten zu reduzieren, wenn nicht den Kauf neuer Software damit einhergeht. Allerdings erfolgt dies mit einer Neuberechnung der alten Transaktion, die in vielen Fällen überhaupt keine Gebührenverringerung erzeugt! Weitere Informationen auf CCC_Tag2_Ofner_Braendli

Über Ihre Möglichkeiten, Kosten zu senken, informiert Sie unter +49 6205 922885 gern Doctor-License! Wir bieten eine 20-min telefonische Schnelleinschätzung kostenlos!

Software Procurement Automation on the Rise

Peter Wesche April 30, 2013

As discussed during the IAITAM convention in Houston this month, SAM professionals and procurement managers are looking for a higher degree of automation, mainly to facilitate data collection and the workflow-driven use of SAM tools. The former, snapshot-like approach of SAM programs is outdated and more realtime thinking has come to the audience.

One of the first tools manages the upstream of SAM: License12 provides the automated conversion of software procurement documents to capture all data with a one-day cycle and populate the customers’ exclusive ContractSafe, a repository for the associated license entitlements. It can now process all vendors of packaged software, compared to the earlier version that was focused only on the ‘Big Four’, IBM, Microsoft, Oracla and SAP. It also addresses the cloud and subscription model and is a viable foundation for all downstream SAM tools.

Another notion from the convention was the focus on high value items. In that respect, hardware assets are viewed as commodities that might not require the same effort and cost for management.

 

Während der IAITAM-Konferenz in Houston wurde  in diesem Monat diskutiert, wie SAM Fachleute und Einkäufer zu einem höheren Grad an Automatisierung gelangenen, vor allem, um die Datenerfassung und die workflow-gesteuerte Nutzung von SAM-Tools zu erleichtern. De bisherige, Snapshot-orientierte Ansatz der SAM-Programme ist veraltet und mehr Echtzeit-Denken greift beim Publikum Raum.

Eines der ersten Werkzeuge verwaltet die stromaufwärts von SAM: License12 bietet die automatisierte Umwandlung von Software-Beschaffungsdokumenten, indem alle Daten innerhalb eines Arbeitstags extrahiert und in den ContractSafe des Kunden, einem Repository für die zugehörigen Lizenzberechtigungen, übertragen werden. Nun können alle Anbieter von Softwarepaketen verarbeitet werden, im Vergleich zu der früheren Version, die nur auf die ‘Big Four’, IBM, Microsoft, SAP und Oracle fokussiert wurde. Der Internet-Service ist im Abo-Modell verfügbar und bietet eine tragfähige Grundlage für alle nachgeschalteten SAM-Tools.

Eine weiterer Denkimpuls der Konferenz bestand in der Fokussierung auf die großen Investitionen in Software-Lizenzen. Damit verglichen erscheinen Hardware-Assets wie Rohstoffe, für die ein gleicher Aufwand für die Verwaltung nicht angemessen erscheint.

How react in ITAM with more cloud solutions gaining traction?

Peter Wesche January 25, 2013

Cloud solutions differ in some ITAM-relevant issues from on-premise software:

  • By the nature of contracting cloud, you pay a regular fee for the accessibility of a solution
  • The metrics are less complicated and can be verified without much ado
  • Associated SLAs are often immature and need to be reviewed and managed carefully
  • Hidden issues are interface efforts, data recovery and transfer format, as well as future cost

Because the solutions rarely have a footprint within your court of assets, you do not require local discovery. User access is granted by the service provider and controlled within their system management. Therefore, you don’t have audits to deal with, but you should be aware about automated fees increase in case users register unplanned, if the contract allows for the same. When systems are accessed using a unique log-on-URL, you may have to set up an administration to control the access authorization via the webmaster or firewall settings.

For automation of license management, you need to check how your cloud contracts are treated in the respective interface to the buying side. Cloud solutions regularly do not provide perpetual rights to the software usage and you need more control of deadlines for renewals and other allowances.

More general consideration that may help you discover realted issues are found in the following publication by Gartner:

Five Trends that will affect your Cloud Computing Strategy