Praxis der Wartungsreduzierung für permanente Softwarelizenzen

Peter Wesche March 17, 2016

Das Kündigungsprinzip ‘all-or-nothing’ bezeichnet im Rahmen von Pflegegebühren für Software, dass der Vendor in seinen Standardbedingungen i.d.R. keine Möglichkeiten bietet, Teile der Software außer Pflege zu nehmen. Was ist denn in der Praxis zu tun, wenn nicht mehr benötigte Lizenzen unnötig mit teuren Pflegegebühren belegt ist und so das Budget auslaugt?

Datenregen

Seit der steigenden Verbrietung von on-demand-Softwarelösungen wirkt das bisherige Geschäftsmodell mit den ‘all-or-nothing’-Bedingungen bei der Softwarepflege nicht mehr zeitgemäß. Gibt es jetzt neue Optionen, die Pflege für stillgelegte Software abzukündigen?

Wenn einer Leistung keine Gegenleistung mehr gegenübersteht, ist der Zeitpunkt gekommen, die Geschäftsbeziehung in Frage zu stellen. Das ist ein uralter kaufmännischer Grundsatz. Viele Softwareanwender scheuen jedoch die Konsequenzen, will man doch nicht mit dem Softwareanbieter generell brechen. Schließlich ist das Problem ja nur bei einem Teil der Software akut.

Abseits der rechtlichen Betrachtung sind folgende generellen Handlungsweisen für die effektive Lösung des Problems wesentlich:

  • Eine mittelfristige Vorausschau, wann Lizenzen in größerem Ausmaß ausgemustert werden sollen
  • Eine höfliche Ankündigung der Wartungsreduzierungsansprüche mit einer stichhaltigen Begründung
  • Unmissverständliche Zielvorgabe mit dem Angebot für den Lieferanten, seine Relevanz in anderen Feldern zu erhalten
  • Behandlung des Themas als vollwertiges Projekt, inklusive Erfolgskontrollen

Ein Nein des Lieferanten kann bei Wegfall seiner Leistungspflicht nicht hingenommen werden, auch wenn die Rechtslage eine andere Sprache spricht. Diese Rechtslage ist nämlich selten so konkret, dass sie die Beteiligten statisch nur mit einer Option bindet. Außerdem kommt bei mangelnder Kooperationsbereitschaft hinsichtlich der Pflegereduzierung schnell die Abrechnung über ‘offene Rechnungen’ aufs Tapet, welche die Lieferantenbeziehung schon länger belasten.

Es obliegt einem erfahrenen Verhandlungsführer, die Zielvorgabe mit aller Klarheit vorzutragen. Eine detaillierte Analyse der Lizenzhistorie kann für diese Verhandlungen sehr nützliche Details beistellen. Es ist wichtig, für den Lieferanten den schnellen, ersten Verlust sinnvoller erscheinen zu lassen, als das langfristige Aufrollen früherer Ungereimtheiten. Wer dies frühzeitig skizzieren kann, ist im Vorteil.

Last not least kann über die Einbeziehung eines erfahrenen Beraters die Ernsthaftigkeit des Verlangens unterstrichen werden. Spätestens hier sollte sich der Lieferant fragen, ob das Spiel nicht längst verloren ist.

Increase your discount at year end in your SAP negotiations

Peter Wesche November 18, 2013

Recent customer cases show that vendors are granting high discounts during the year-end rallye, but they also tweak terms that are to their own advantage. For customers, it is essential to carefully check proposals to avoid unpleasant surprises. It may not be intentional, but the complexity of rules make it easy for mistakes: Customer reported that in a recent offer the vendor more than doubled the list price to grant a 90% discount. The effective discount was only 77% which could be corrected after a simple call.

iStock_learn_lead_000018373145XSmall

What does it mean for you?

End-of-year are hectic and workload becomes overwhelming especially when it gets close to the seasons break.

Use external advice to check what requires your attention. If you cannot engage directly, use web-based advice like License12. There, you only upload the proposal and get a complete validation and an optional benchmark that tells you exactly if you have achieved well. It saves time and money and shows your vendor that you understand licensing. Even when it gets complicated!