Oracle-Java: Neue Jagd auf IT-Budgets

Peter Wesche February 9, 2023

Seit kurzem wabert ein neuer Schrecken durch die IT-Abteilungen. Denn eine simple Änderung der Lizenzmetrik in Oracle’s Globaler Preisliste für Oracle Java bringt IT-Controller, CIOs und sogar CFOs ins Schwitzen:

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Bin ich betroffen, wie kann ich das herausfinden??

Was ist passiert?
Am 23.01.2023 veröffentlicht Oracle seine neue Preisliste für die Lizenzierung für Java SE (Standard Edition). Na und?
Genaues Lesen offenbart: Es gibt eine neue Metrik mit dem sperrigen Namen ‘Employee for Java SE Universal Subscription’, welche die bisher vertrauten Optionen ‘NUP’ (named user plus) und ‘Processor’ ersatzlos ablöst. Die neue Metrik entfernt sich von der Grundlage einer ordentlichen IP-Lizenzierung auf Basis ‘Nutzung’ und ersetzt diese durch eine Unternehmenslizenz, mit der jeder auf jedem beliebigen Gerät Java SE nutzen darf.

Der Pferdefuß: in den meisten Unternehmen ist die Anzahl der tatsächlichen Nutzer erheblich kleiner als die Anzahl der Menschen im Unternehmen. Und wäre es nicht genug, so erweitert Oracle’s Definition der Employee for für Java SE Universal Subscription diese Anzahl auch noch um viele weitere Individuen fremder Unternehmen, wenn sie auch nur in geringem Umfang am Geschäft des Unternehmens teilhaben: gemeint sind ‘alle Vollzeitbeschäftigten, Teilzeitbeschäftigten und Mitarbeiter von Partnern, Vertretern, Auftragnehmern, Outsourcern und Beratern, die die internen Geschäftsabläufe unterstützen.’

Der Ausweg: Es gibt bestimmte Java-Versionen, für die Oracle zum jeweiligen Zeitpunkt keine Lizenzgebühren erhebt. Für solche Versionen ist die Metrik unerheblich, da gebührenfrei!

Wer ist (relativ) sicher??

Nur Unternehmen, die über eine aktive Subskription unter alter Metrik verfügen, sollen laut Oracle ‘Q&A-Statements’ darauf vertrauen können, im bisherigen user/processor-Modus weiter lizenzieren zu dürfen. Eine solche ‘Policy’ stellt jedoch keinen Rechtsanspruch auf Dauer her und kann jederzeit geändert werden.

Was passiert mit dem Gros der Anwenderunternehmen, die über eine solche Subskription nicht verfügen?

Diese müssen, wenn sie eine teure Unternehmenslizenz meiden wollen, schleunigst auf eine gebührenfreie Java-Edition migrieren, und zwar bis auf das letzte Device. Und zwar bevor Oracle die Gelegenheit hat, das Gegenteil zu beweisen.

Das Problem liegt in Detail!

Denn erstens ist die vollständige Entdeckung von lizenzpflichtigen Versionen in der Infrastruktur nur mit sehr leistungsfähigen Werkzeugen möglich, und zweitens ist die technische Migration auf eine gebührenfreie Version ohne Tests und Anpassung des Quellcodes nicht möglich. Solche Tests und ggfs. nötige Anpassungen kosten jedoch Zeit und Geld.

Fazit

Oracle’s neue Bestimmungen setzen Unternehmen reihenweise unter Druck. IT-Abteilungen müssen Gewissheit schaffen, damit die CFOs Ihre Budgets auf sicheren Annahmen weiter fortschreiben können. Sollte eine Audit-Ankündigung von Oracle das Unternehmen erreichen, sind die Bereinigungen zu forcieren und alle Auditversuche mit guten Argumenten abzuwehren. Wohl dem, der dann die geeigneten Fachleute an der Hand hat. Aus Sicht des Projektmanagements, der technischen Sachverhaltsanalyse und der rechtlichen Begleitung.

Neues SAP-Lizenz- und Preismodell: Lohnt sich der Umstieg?

Peter Wesche November 12, 2018

Mit einigem publizistischen Aufwand hat SAP im April 2018 die Lizenzierung von bestimmten Nutzungsszenarien ihrer Software verkündet: Es sollte ein langjähriger Streit mit der SAP Anwendergemeinde zum Reizthema „Indirekte Nutzung“ beigelegt werden.

Grund für neues Modell: Vertrauensdefizit bei „Indirekte Nutzung“

Im Schwerpunkt adressiert das Modell das konfliktträchtige Thema „Indirekte Nutzung“ der SAP-Software. Dabei ist die Frage, ob für Nicht-SAP-Nutzer von angebundenen Drittsystemen ebenfalls SAP Lizenzen erforderlich sind, wenn diese Nutzer – also indirekt über das Drittsystem – auf das SAP ERP-System zugreifen. Eine solche indirekte Nutzung kann sowohl manuell seitens einer natürlichen Person ausgelöst werden (Human Access) wie auch automatisiert als Digital Access von irgendeinem Gerät / Maschine im Rahmen des IoT (Digital Economy).

SAP Hosting data center                                                                     Source: SAP SE

Für derartige Nutzungen hat SAP bisher die Anschaffung von User-Lizenzen nach unterschiedlichen Modellen verlangt (z.B. Platform User). Das hat oft zu unangemessenen Härten, zu Schieflagen im Leistungsäquivalent und zu Vertrauensbelastungen bzgl. SAP als Geschäftspartner geführt. Beim SAP Audit (Lizenzprüfung) ist nämlich manches Anwenderunternehmen völlig überraschend mit fehlender Software License Compliacne und hohen Nachforderungen konfrontiert worden.

Für den direkten Zugriff einer Person (‚Human Access‘) auf das SAP-System soll es bei der herkömmlichen User-basierten Lizenzierung bleiben.

Was ist neu? Jetzt Zahlung nach Business Outcome

Nach dem neuen Modell will SAP ihr Vergütungsinteresse bei indirekter Nutzung nicht mehr zugriffsbezogen, sondern ergebnisabhängig im Sinne von Wertschöpfungskomponenten realisieren (business outcome). Neun typische Leistungsergebnisse, die Anwender mit dem SAP-System üblicherweise für ihre Geschäftsabläufe generieren, bilden die Anknüpfungspunkte für Lizenzgebühren. Es geht um die Benutzung des SAP-Systems für das Kreieren von folgenden neun SAP-Belegen („documents“):

  • Sales Order
  • Invoice
  • Purchase Order
  • Service Order & Plant Maintenance
  • Production Orders (Manufacturing)
  • Quality Management
  • Time Management
  • Material Document
  • Financial Document.

Wie wird abgerechnet?

Die Herstellung darüber hinausgehender Dokumententypen sollen – jedenfalls nach bisheriger Darstellung – nicht vergütungspflichtig sein. Zudem soll lediglich das initiale Generieren eines der neun gelisteten Belege eine Vergütung auslösen, nicht zusätzlich das Entstehen weiterer Belegtypen, die im Anschluss an die Erst-Generierung als Folge der weiteren Verarbeitungsschritte resultieren.

Beispiel

Ein initiales Auftragsdokument (etwa Sales Order) entsteht vergütungspflichtig, jedoch sollen die in der Folge für diesen Vorgang produzierten Belege, z.B. Auftragsänderung, Lieferung oder Invoice gemäß gegenwärtiger SAP-Darstellung vergütungsfrei sein. Ebenfalls vergütungsfrei sind auch spätere Zugriffe für Lesen, Updaten oder Entfernen des Primärdokuments. Dabei soll es unerheblich sein, wie viele Drittprogramme, Bots oder Internet Services auf diese Informationen zugreifen oder wie oft diese geändert werden.

SAP kündigt an, die neun gelisteten Belegtypen je nach ihrem wirtschaftlichen Wert vergütungsmäßig unterschiedlich zu gewichten und Mengendiscounts zu gewähren je nach der Anzahl vergütungspflichtig hergestellter Initialdokumente. Zusätzlich wird das Verfahren dadurch kompliziert, dass für manche Belegtypen nicht der Beleg, sondern jede Position des Belegs zählrelevant ist.

Beispiel

Bei einer Bestellung wird jeder gekaufte Artikel einzeln gezählt. Nach bisheriger Verlautbarung will SAP die vergütungsrelevanten Mengen in 12-Monats-Perioden messen und abrechnen. Demnach wäre die Metrik für dieses Lizenzmodell die Anzahl Belege bzw. Belegpositionen pro Jahr.

Für wen gilt das neue Modell?

Das neue Modell gilt für Neukunden. Für Bestandskunden sollen drei Möglichkeiten offenstehen:

  • Sie können unverändert im bisherigen Modell verbleiben.
  • Zwecks Erledigung/Neugestaltung des Konfliktthemas „Indirekte Nutzung“ können sie für diesen Aspekt auch ihre Lizenzen auf das neue Modell migrieren und im Übrigen im bisherigen Vertragskonstrukt bleiben (Vertragsänderung mittels Addendum). Das soll unter teilweiser Anrechnung („up to 100% credit for their prior investments“) ihrer bisher getätigten Lizenzinvestitionen geschehen. Hierbei entstehen komplexe Bewertungsfragen mit Blick auf eine kommerziell akzeptable Leistungsäquivalenz.
  • Diese Fragen stellen sich auch bei der dritten Option der Bestandskunden, nämlich dem vollständigen Umstieg von SAP-ERP auf S/4HANA (Contract Conversion).

Wie wird im License Audit vermessen?

Nach dem Konzept von Sender und Empfänger: SAP basiert die Vermessungstechnik auf der Identifikation von sendenden und empfangenden Systemen. Damit sollen Belege bzw. deren Generierungsquellen aus Digital Access unterscheidbar werden von solchen, die durch natürliche User im Wege des Human Access entstehen. Dabei können nach dem neuen SAP Digital-Access-Modell Lizenzierungserfordernisse auf beiden Systemseiten entstehen. Diese Systeme können SAP-Systeme wie auch Drittsysteme sein. Laut SAP werden seit August 2018 die Sender von automatisierten Zugriffen mit Identifiern ausgestattet, während die Empfänger (das buchende SAP-System) Anfang 2019 solche Identifier erhalten.

Vorläufige Bewertung

Unter kommerziellen Gesichtspunkten und aus dem Blickwinkel einer fundierten Lizenzberatung  besteht bei den eingeräumten Optionen für Vertragsumstellungen die Gefahr einer Unterbewertung der bisherigen Investitionen zulasten des Anwenderunternehmens. Manches angeblich „Neue“ könnte auch nur in der Gestalt einer Neuverpackung durch Rebundling oder Renaming daherkommen. Ob eine geänderte Metrik für jedes Unternehmen besser ist, steht in Frage. Gerade bei den zahlreichen individuellen Vertragsverhandlungen zwischen SAP und änderungswilligen Anwenderunternehmen, die aufgrund des neuen Modells absehbar sind, ist dies anzuraten: Eine absichernde Unterstützung für eine vorteilhafte Neuorientierung durch Expertise von außen (Lizenzberater, Rechtsanwalt IT-Recht).

Audit-Abläufe / Compliance Prüfung jetzt fair?

Skepsis ist auch angebracht mit Blick auf die verlautbarte Absicht von SAP, gleichzeitig mit dem neuen Modell Verbesserungen in der Kundenbeziehung zu adressieren. Eine häufig diskutierte Quelle der Vertrauensbelastung ist die geschickt ausgespielte Arbeitsteilung zwischen den Funktionen Audit und Sales, die den Anwender teils mit zunächst zweifelhaften Vorwürfen der Non-Compliance in die Zange nimmt:

Dass Audits oft als zweiter Vertriebsweg und willkommene Steilvorlage für den Account Manager fungieren, hat RA Robert Fleuter separat dargelegt, s. https://www.silicon.de/41667139/software-lizenz-audits-auswege-aus-der-falle/ .

Es ist zu bezweifeln, dass die unglückselige Interessenidentität zwischen Audit- und Vertriebsorganisation, die zulasten des Anwenders am gleichen Umsatzstrang ziehen, mit dem neuen Modell ein Ende hat. Zwar annonciert SAP die organisatorische und verfahrensmäßige Separation von Audit und Sales als unabhängige Funktionen. Angeblich soll künftig nur eine global aufgestellte Audit-Einheit für die Einhaltung von License Compliance – unter Abkopplung des Vertriebs – zuständig sein. Anwenderunternehmen sollen zudem mittels neuer Vermessungstools von SAP in die Lage versetzt werden, auf einfache Weise jederzeit Überblick und Kontrolle über ihre Lizenzsituation zu erhalten.

Aber es wird doch auch künftig eine im Audit festgestellte Unterlizenzierung durch Zukauf, Migration oder andere Maßnahmen auszugleichen sein. Da setzt naturgemäß der Vertrieb wieder an. Und je mehr Findings und Vorwürfe das SAP Audit bringt, desto besser sind die Spielräume für den Vertrieb. Eine Interessenidentität liegt einfach in der Natur der Sache:

Zuerst schmerzhafter Compliance-Vorwurf durch Audit, dann Erlösung vom Schmerz durch „günstige“ kaufmännische Sales-Lösung. Ob das neue Modell Milderungen bringt, bleibt abzuwarten.

Empfehlung für Software License Compliance beim Anwender

Zwar ist das neue Modell noch nicht voll im Detail definiert und stringent in der breiten Praxis umgesetzt, aber dies läßt sich sagen: Generell müssen Methoden und Verfahren im Software-Audit für Anwenderunternehmen von vornherein transparent und verständlich sein. Einseitig von SAP geänderte und verschärfte Maßnahmen oder Verfahren sollten nicht bedenkenlos mit dem verharmlosenden Verweis auf „SAP-Standardverfahren“ praktiziert werden.

In jedem Fall ist es ratsam, vor der nächsten Vermessung von SAP eine verlässliche Auskunft darüber zu verlangen, inwieweit das Verfahren im Software Audit neue bzw. andere Maßnahmen beinhaltet und zusätzliche Nutzungstatbestände berücksichtigt. Konkret sollten Anwender die spezifische Dokumentationsänderung zur Vermessungstransaktion USMM anfordern. Unternehmen sind in der Lage, sich im Interesse ihres Risikomanagements bei License Compliance für den unerwarteten Ernstfall wirksam vorzubereiten, um unangemessene Audit-Maßnahmen sofort mit den richtigen Reaktionen zu parieren.

Im Zweifelsfall kann eine Audit-Beratung durch Experten im Lizenzmanagement und Softwarerecht Vorteile bringen, damit das Unternehmen nicht unberechtigterweise mit neuen Anforderungen und Vorwürfen bzgl. Software License Compliance konfrontiert wird. Nicht zuletzt ist ein spezieller fachlicher Blick von Lizenzberater und Anwalt Lizenzrecht/Softwarerecht in die vertraglichen Bestimmungen des gesamten Lizenzportfolios erforderlich und nützlich.

Praxis der Wartungsreduzierung für permanente Softwarelizenzen

Peter Wesche March 17, 2016

Das Kündigungsprinzip ‘all-or-nothing’ bezeichnet im Rahmen von Pflegegebühren für Software, dass der Vendor in seinen Standardbedingungen i.d.R. keine Möglichkeiten bietet, Teile der Software außer Pflege zu nehmen. Was ist denn in der Praxis zu tun, wenn nicht mehr benötigte Lizenzen unnötig mit teuren Pflegegebühren belegt ist und so das Budget auslaugt?

Datenregen

Seit der steigenden Verbrietung von on-demand-Softwarelösungen wirkt das bisherige Geschäftsmodell mit den ‘all-or-nothing’-Bedingungen bei der Softwarepflege nicht mehr zeitgemäß. Gibt es jetzt neue Optionen, die Pflege für stillgelegte Software abzukündigen?

Wenn einer Leistung keine Gegenleistung mehr gegenübersteht, ist der Zeitpunkt gekommen, die Geschäftsbeziehung in Frage zu stellen. Das ist ein uralter kaufmännischer Grundsatz. Viele Softwareanwender scheuen jedoch die Konsequenzen, will man doch nicht mit dem Softwareanbieter generell brechen. Schließlich ist das Problem ja nur bei einem Teil der Software akut.

Abseits der rechtlichen Betrachtung sind folgende generellen Handlungsweisen für die effektive Lösung des Problems wesentlich:

  • Eine mittelfristige Vorausschau, wann Lizenzen in größerem Ausmaß ausgemustert werden sollen
  • Eine höfliche Ankündigung der Wartungsreduzierungsansprüche mit einer stichhaltigen Begründung
  • Unmissverständliche Zielvorgabe mit dem Angebot für den Lieferanten, seine Relevanz in anderen Feldern zu erhalten
  • Behandlung des Themas als vollwertiges Projekt, inklusive Erfolgskontrollen

Ein Nein des Lieferanten kann bei Wegfall seiner Leistungspflicht nicht hingenommen werden, auch wenn die Rechtslage eine andere Sprache spricht. Diese Rechtslage ist nämlich selten so konkret, dass sie die Beteiligten statisch nur mit einer Option bindet. Außerdem kommt bei mangelnder Kooperationsbereitschaft hinsichtlich der Pflegereduzierung schnell die Abrechnung über ‘offene Rechnungen’ aufs Tapet, welche die Lieferantenbeziehung schon länger belasten.

Es obliegt einem erfahrenen Verhandlungsführer, die Zielvorgabe mit aller Klarheit vorzutragen. Eine detaillierte Analyse der Lizenzhistorie kann für diese Verhandlungen sehr nützliche Details beistellen. Es ist wichtig, für den Lieferanten den schnellen, ersten Verlust sinnvoller erscheinen zu lassen, als das langfristige Aufrollen früherer Ungereimtheiten. Wer dies frühzeitig skizzieren kann, ist im Vorteil.

Last not least kann über die Einbeziehung eines erfahrenen Beraters die Ernsthaftigkeit des Verlangens unterstrichen werden. Spätestens hier sollte sich der Lieferant fragen, ob das Spiel nicht längst verloren ist.

Increase your discount at year end in your SAP negotiations

Peter Wesche November 18, 2013

Recent customer cases show that vendors are granting high discounts during the year-end rallye, but they also tweak terms that are to their own advantage. For customers, it is essential to carefully check proposals to avoid unpleasant surprises. It may not be intentional, but the complexity of rules make it easy for mistakes: Customer reported that in a recent offer the vendor more than doubled the list price to grant a 90% discount. The effective discount was only 77% which could be corrected after a simple call.

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What does it mean for you?

End-of-year are hectic and workload becomes overwhelming especially when it gets close to the seasons break.

Use external advice to check what requires your attention. If you cannot engage directly, use web-based advice like License12. There, you only upload the proposal and get a complete validation and an optional benchmark that tells you exactly if you have achieved well. It saves time and money and shows your vendor that you understand licensing. Even when it gets complicated!