Innovative Price Benchmark attracts savvy software customers and consultants

Peter October 23, 2014

While extending their offering to more vendor coverage, License12® sheds new light to the year-end vendor talks or actual software procurement negotiations. The price-benchmark data base has been enriched with 40% more data and is now capable to deliver crucial comparisons for the leading software vendors. Based on customer context data, the analysis can be derived ad-hoc. To attract even more customers, License12 has disclosed a special offer: Until Christmas, the access and use of ‘QuickBenchmark®’, the ‘light’ version of the License12® price benchmark without a full contract scan, will be free of charge for new customers and prospects. What does this mean for you?

Part of QuickBenchmark: Intuitive graphics

Part of QuickBenchmark: Intuitive graphics

  • Customers can experience QuickBenchmark® in production without cost  and gain an understanding of License12 Benchmarks.
  • They may perform peer comparisons with current proposal data and check if there is room for further negotiations.
  • They can register for a personalized sand box, filled with demo data, to test the extended functionalities associated with contract data, in particular the analytics of ContractCompass®.

Gaining acces to the benchmark is quite easy: A button on the homepage License12 leads to short peer selection and generates a PDF that is sent to the requester’s eMail with all relevant contextual information! There is further information on the Q&A of QuickBenchmark®.

Neuartiger Preisbenchmark attraktiv für aufmerksame Kunden und Berater

Peter

Mit der Ausweitung Ihres Angebots auf weitere Vendoren setzt License12® neue Zeichen für die Jahresendgespräche oder aktuelle Softwareeinkäufe. Die Preisbenchmark-Datenbank wurde jüngst um 40% erweitert und liefert jetzt zu den wichtigsten Softwarelieferanten add-hoc Analysen für den Kontext des Kunden. Zur Neukundengewinnung setzt License12 allerdings noch einen drauf: Bis Weihnachten soll der Zugriff auf den ‘QuickBenchmark®’, der Kurzfassung des License12®-Preisbenchmarks ohne volle Vertragsanalyse, für Interessenten kostenlos zugänglich sein. Was bedeutet dies?

Part of QuickBenchmark: Intuitive graphics

Part of QuickBenchmark: Intuitive graphics

  • Kunden können den QuickBenchmark® produktiv gebührenfrei ausloten und die Arbeitsweise der License12 Benchmarks kennen lernen.
  • Sie können konkrete Angebotsdaten auf der Summenebene verproben und sich so vergewissern, ob noch Spielraum für weitergehende Verhandlungen besteht.
  • Sie können sich ein kostenloses Demokonto einrichten lassen, um anhand von ‘Spieldaten’ die erweiterte Funktionalität, insbesondere die Analysen des ContractCompass®, zu testen.

Der Zugang zum Benchmark ist denkbar einfach: Ein Button auf der Startseite von License12 erlaubt die Benchmark-Peerselektion und generiert nach Angabe der Adresse ein PDF mit allen wichtigen Information zum Kontext! Wertvolle Informationen liefert auch die Q&A-Seite zum QuickBenchmark®.

Dieser Software-Audit Verhaltenscodex gehört zu jedem Softwarekauf!

Peter October 7, 2014

Um der Willkür mancher Softwareanbieter Paroli zu bieten, hat die Clear Licensing Initiative ein Grundsatzpapier entworfen, dessen Originalversion bereits von Oracle Inc. als Zusatz zu den Vendor-eigenen Verfügungen akzeptiert wird.

Wir bieten hier die deutsche Version an:

Vorwort - Aktuelle Marktbeobachtungen

 

  • Viele Software-Hersteller entscheiden sich gegen die Durchführung von technologischen Kontrollen, durch die die Verwendung von nicht lizenzierter Software eingeschränkt würde - stattdessen bevorzugen sie einen Ansatz von Flexibilität und Offenheit, mit dem die Kunden eigenständig Kontrollen mit eigener Technologie zu entwickeln oder manuelle Kontrollen zu nutzen.
  • Historisch hinkt Software-Management stets zwei Schritte hinter Lizenz-Programmänderungen. Software-IP wird in der Regel schlecht von den Lieferanten beschriftet und Kunden erhalten keine ausreichenden Instrumente oder Anleitungen, um diese genau zu beurteilen und / oder proaktiv ihren Verbrauch zu verwalten. Es fehlt auch an Klarheit über Änderungen an Lizenzprogrammen.
  • In der Folge haben Kunden entweder unzureichende Kontrollen rund um den Einsatz und die Nutzung von Software aufgebaut oder waren mit Schwierigkeiten bei der Verwaltung ihrer Software-Audit-Funktionen konfrontiert.
  • Besonders beim Download von Software, bestätigen Kunden häufig die Vertragsbedingungen, die sie nicht verstehen, entweder durch bewusste Inkaufnahme von Restrisiko oder Unwissenheit.
  • Software-Hersteller haben die Möglichkeit, den Mangel an Klarheit über Software, Lizenzierung und Prüfungsrechte zu ihrem Vorteil während der Verkaufsprozesse, Vertragsverhandlungen oder anderen Punkten in einer vertraglichen Vereinbarung zu nutzen, was der Branche Unzufriedenheit und Misstrauen seiner Kunden beschert hat.

Symbol der Kampagne für Lizenztransparenz der Barium Manifesto Ldt. in UK


Einführung

Software-Hersteller auditieren ihre Kunden primär um zu prüfen, ob Software innerhalb der vereinbarten Bedingungen eingesetzt wird.

Dieser Verhaltenskodex definiert eine Reihe von akzeptablen Praktiken für das Verhalten bei solchen Prüfungen und Prüfungsarten. Er umfasst die Definition, den Umfang, die Einbindung von Dritten, die Vereinbarung von Zielen und Bewertung von Ergebnissen.

Leitsätze:

 

  • Softwarehersteller haben das Recht, ihr geistiges Eigentum zu schützen.
  • Softwarehersteller haben das Recht, Lizenzregeln in den Vereinbarungen und Verträgen mit ihren Kunden zu etablieren.
  • Software-Hersteller und Kunden haben sowohl eine Verantwortung und eine Verpflichtung, sich an die Klauseln in den Vereinbarungen und Verträgen zu halten.
  • Kunden haben das Recht, Prüfungsanforderungen, die nicht der Sicherung von Vertragspflichten oder des geistigen Eigentums dienen, zurückzuweisen.
  • Beide Parteien haben ein Anrecht auf Professionalität, absolute Transparenz, Klarheit und Offenheit im gesamten Auditprozess.


Auf den Punkt gebracht
Für Kunden: Was Sie nicht unter Kontrolle haben, verwenden Sie nicht. Für Software-Hersteller: Verkaufen Sie keine Rechte, die man nicht mit alltäglichen Werkzeugen und Techniken verwalten kann.

Jede Audit-Aktivität sollte sich zu einer der in der folgenden Tabelle aufgeführten Audittypen zuordnen lassen:

Audittypen

Audittypen

Hinweise:

Freiwillige Prüfungen und Bewertungen werden fälschoicherweise oft als formale Audits bezeichnet.
Pre-Sales geführte Audits und freiwillige Bewertungen können wertvolle Erfahrungen für das Lizenzmanagement liefern. Sie dürfen jedoch nicht verwendet werden, um Druck von Vertriebsseits aufzubauen, z.B. indem drohende rechtliche Konsequenzen erwogen werden.

Prüfungsauftrag

Alle Prüfungsmitteilungen sollten durch einen formalen Kommunikationsprozess innerhalb einer Vereinbarung fixiert werden. Falls solche Verfahren nicht definiert sind, sollte das zuständige Lieferantenmanagement mit entsprechenden Eskalationsoptionen genutzt werden.

Erstprüfung Kommunikation sollte beinhalten:

Die Hauptanlaufstelle sowohl beim Vendor wie dem Kunden.
Art der Prüfung wie in der Tabelle oben erwähnt.
Gründe für die Prüfung einschließlich der Nachweise.
Vertrag, Vereinbarung oder eine andere eindeutige Kennung, unter denen die Prüfung aktiviert wird.
Prüfungsumfang in Bezug auf Produkte, Regionen, Unternehmen, Umgebungen, Gerätetypen usw.
Zieltermine für die Abschlussprüfung, die Ergebnissammlung und -veröffentlichung.
Schiedsverfahren im Falle von unüberbrückbaren Differenzen.
Eskalationswege sowohl innerhalb des Vendors und der Kundenorganisationen .

Vereinbarte Messkriterien

Der Vendor soll klar bezeichnen, was zur Feststellung folgender Sachverhalte erforderlich ist:

Nachweis der Installation für alle Titel in Betracht;
Nachweis der Berechtigung für alle Titel in Betracht; und
Änderungen an den vereinbarten Lizenzbedingungen zwischen dem Vendor und dem Kunden in den Nutzungsrechten, für die im Prüfungsumfang enthaltenen Software.

Daten und Arbeiten mit Dritten

Dritte (Unternehmen in der Prüfung beteiligt, aber den Kunden nicht oder Software Verlag) sollte jeder, und alle erklären, beginnt kommerziellen Interessen (entweder Kundenseite oder Verkäuferseite) vor dem Prüfungsarbeit.

Kommerzielle Interessen können sein:

Profitiert (direkt oder indirekt) aus dem Ergebnis;
Entschädigung für die Prüfungsarbeiten durchgeführt werden;
Beziehungen oder kommerziellen Interessen außerhalb der Prüfungsarbeiten;
Wie, wann und zwischen welchen Parteien das für die Prüfung relevanten Daten werden gemeinsam genutzt werden.

Abkommen zwischen den Dritten, dem Herausgeber und dem Kunden, vor allem, wenn der Dritte kann auch der externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft des Kunden eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass Daten ausgetauscht werden als Teil der Prüfung ist nur für die Verwendung als Teil der prüfen und darf nicht von einer der Parteien für andere Zwecke verwendet werden.

Timing

Es sei denn, in der Vereinbarung oder einen Vertrag zwischen dem Verlag und dem Kunden definiert werden beide Parteien auf einen Zeitpunkt, bis wann die Prüfung beginnt, und komplette zustimmen.

Wenn überhaupt installieren Prüfungen sind vom Hersteller der Software oder ihrer nominiert dritten Partei durchgeführt werden, dann sind die Verfahren und zeitlichen, solche Informationen Capture abzuschließen sind, die von allen Parteien vereinbart werden.

Freiwilligen Audit: Am Client Ermessen
Vertrags Audit: Minimum 60 Tage Kündigungsfrist vor, sofern nichts anderes vereinbart Beginn
Rechts Audit: Nach der lokalen Gerichtsbarkeit

In jedem Fall sind alle Parteien sind sich einig, dass alle prüfungsbezogene Arbeit wird nicht beeinträchtigt, alle Geschäftsprozesse.
Vor-Ort-Prüfungen und Betriebsinformationen

Der Dritte die Durchführung der Prüfung im Auftrag des Softwareherstellers ist es, mit dem Kunden in Verbindung, um die operativen Aspekte der Prüfung zu bestätigen. Dies könnte (aber nicht ausschließlich):

Anordnung einer Client-Chaperon, die Wirtschaftsprüfer zu den Geschäftsräumen des Kunden zu begleiten;
Dauer der Zeit auf der Baustelle (n) zulässig;
Zugriff auf Hardware-Systeme;
Zugriff auf Audit-Software-Installationen und Nutzung.

Alle Informationen erfasst oder als Ergebnis der Prüfung erstellt wird, um so eingestuft werden Handels-in-Vertrauen und nicht über die Software-Hersteller, dem Dritten und dem Kunden weitergeleitet, ohne die ausdrückliche Zustimmung aller Parteien. Dazu gehören der Dritte nicht die Weiterleitung keine Informationen an andere Teile der eigenen Organisation.

100% Offenlegung zwischen dem Softwarehersteller und dem Kunden ist wichtig, so dass beide Parteien verstehen, was Daten werden verwendet, um die Ergebnisse der Prüfung abzuleiten. Deshalb, wenn ein Dritter auch tätigt keine Vor-Ort-Datenerfassung im Auftrag eines Software-Hersteller, dann wie Datenerfassung muss dem Kunden auch kopiert werden.
Prüfungsergebnisse

Prüfungsergebnisse / Abschluss / Empfehlungen

Der Software-Hersteller wird den Kunden mit einem vollständigen Satz der Erkenntnisse aus der Prüfung, einschließlich Angaben zu liefern:

alle bekannten Lizenzberechtigungen;
alle installiert und im Einsatz-Software;
Alle Lizenz-Positionen für alle Produkte;
Alle Ersatzlizenzberechtigungen, die nicht benötigt wurden, um Lizenz-Software installiert und / oder in Gebrauch;
alle Defizite in Lizenzberechtigungen für Software und / oder in Gebrauch installiert;
Alle Berechnungen von möglichen Lizenzgebühren für Defizite in Lizenzberechtigungen, darunter, wie solche Zahlen zustande gekommen sind geschuldet. Zusammenfassung Zahlen Zweck nicht, da sie für einen Vergleich zu bestehenden Marktpreise oder vorab vereinbarten Vertragspreise, die in Kraft sein könnte, aber in Vergessenheit Konto scheitern.

Hinweis: Detaillierte Transparenz über Defizite kann auch helfen, den Kunden mit der Ursachenanalyse - Verhinderung solcher Fälle kurz in der Zukunft profitieren alle Beteiligten.

Mediation

Sowohl die Software-Hersteller und der Kunde behält sich das Recht zu bestreiten, die Zahlen kamen, und wenn die Unterschiede nicht zwischen den Parteien gelöst werden, Rückgriff nehmen über Mediation mit dem CCL, Schieds mit einer vereinbarten Schiedsrichter vereinbart und bestellt werden von beiden Seiten, und / oder Gerichtsverfahren. Es ist wichtig, dass eine Eskalation Route ist in der Falle von Streitigkeiten, die sich über das Ergebnis der Prüfung und Gebühren fühlte fällig.

Der Abschlussprüfer / Verlag oder Dritten sollten Abweichungen, die wahrscheinlich Ursachen solcher Unterschiede und welche Schritte den Kunden aussehen könnte und Best Practices auf die sie verweisen können, um die gleichen Fragen noch einmal passiert in der Zukunft zu verhindern erklären. Prüfungsergebnisse und Empfehlungen sollten in einfachem Englisch mit minimalem technischen Jargon oder Lizenz geliefert werden, so dass die Schlüsselbotschaften verstanden und auf die vom Kunden über ihre Organisation gehandelt werden.

Oracle pool-of-funds Lizenzierung erfordert eine genaue Planung

Peter September 20, 2014

Seit Ende 2013 taucht es in Lizenzverhandlungen mit Oracle als neue Option auf: Das ‘Pool-of-funds’-Lizenzmodell. Es ergänzt bzw. modifiziert einige Eigenschaften des bisherigen ULA-Lizenzmodells, welches weiterhin ungeändert fortbesteht.

Geld sofort weg - Nutzung in 6-Monatsschritten

Geld sofort weg – Nutzung in 6-Monatsschritten

Was ist anders beim ‘pool-of-funds’?

Wie das Oracle ULA (unlimited licensing agreement), wird ein ‘pool-of-funds’-Lizenzvertrag für einen bestimmten Warenkorb von Lizenzprodukten auf Zeit geschlossen. Aber anstatt einer Wette auf den möglichen Preis pro Einheit wie beim ULA, liegt beim ‘pool-of-funds’-Modell dieser Lizenzpreis von vornherein fest. Ziel des Modells ist es vielmehr, dem Anwenderunternehmen während der Vertragslaufzeit flexible Abrufe auf den Warenkorb des Vertrags zu ermöglichen; so, wie es das Geschäft und der Projektverlauf erfordert. Wie beim ULA, wird der Vertragspreis für das gesamte Volumen zu Vertragsbeginn fällig; 22% Wartungsgebühren werden zu Anfang jeden Vertragsjahres erhoben.

Eine weiterer Unterschied besteht in der Vermessung: Während beim ULA kurz vor Ablauf die tatsächliche Inanspruchnahme der ‘unlimited’-Produkte nachgewiesen wird, erfolgt beim ‘pool-of-funds’ die Vermessung nach jeweils 6 Monaten. Als Statusmeldung werden dann nur die zusätzlich genutzten Lizenzprodukte für alle zu vermessenden Systeme an Oracle zur Fortschreibung der Inanspruchnahme des Budgets (=’pool balance’) zurückgemeldet. Die Folge ist eine zeitnahe Wandlung des aktuellen Poolwertes in dauerhafte Lizenzrechte. Ist das Budget erschöpft, muss das Anwenderunternehmen wieder regulär Lizenzen zukaufen. Spätestens 30 Tage nach Auslauf des Vertrags muss das Anwenderunternehmen die Rückmeldung aller zusätzlichen Lizenzierung der letzten 6 Monate erfolgt sein.

Was ändert ‘pool-of-funds’ in der Risikobewertung?

Das Modell ist eignet sich eher für unsichere Verwendungsprognosen und kleinere Volumina. Während der Oracle-Vertriebg das ULA erst ab einem Commitment von mehreren Millionen Euro Vertragsvolumen anbietet, ist ein ‘pool-of- funds’-Vertrag für kürzere und kleinere Verträge verhandelbar. Es ist auch denkbar, diejenigen Lizenzen aus dem ULA in einen ‘pool-of-funds’-Vertrag zu verlagern, deren Einsatzanteile eher ungewiss ist und die ULA-Auslastung nicht wahrscheinlich ist.
Typisch ist eine Laufzeit von 2 Jahren und ein Volumen von 1-3 Mio Euro. Er eignet sich für ein Forward-Buy, der überschaubar ist. Mit dem etwas geringeren Risiko einher geht allerdings auch ein geringerer Rabatt als im ULA-Fall. Letztlich ist auch hier jeder Vertrag mit dem spezifischen Hebel des Anwenderunternehmens zu optimieren.
Schwierig ist die Ermittlung eines fairen Preises pro Einheit: Muss dieser deutlich geringer ausfallen als beim sukzessiven Zukauf, stellt sich die Frage, wieweit der Rabatt unterhalb eines ULA liegen darf. Hierzu sind individuelle Kalkulationen erforderlich, wie sie von Doctor-License auf Basis von aktuellen Preisbenchmarks aufgestellt werden können.

Welche Risiken bestehen fort?

Prinzipiell ist auch für den pool-of-funds Vertrag eine genaue Planung erforderlich. Wichtig ist ein System zur zeitnahen Fortschreibung aller im pool befindlicher Lizenzprodukte. Die Interims-Nutzungskontrollen haben letztlich zur Folge, dass jede zusätzliche (Peak-) Nutzung zur Festschreibung der Lizenzen führt.
Alle Projekte sollten mit einer realistischen Einsatzwahrscheinlichkeit über den Vertragszeitraum versehen werden, um den Pool auch sicher voll nutzen zu können. Es ist in der Regel günstiger, schon vor dem Ende der Laufzeit zum Pool zukaufen zu müssen, anstatt das Budget nicht voll auszunutzen.

 

Optimieren Sie Ihre Softwarelizenzen im jährlichen Rhythmus

Peter September 3, 2014

Zur Verbesserung Ihres Lizenzmanagements sollten Sie ein jährlich wiederkehrendes Schema für Ihre Planung verwenden. Die folgende Grafik beschreibt die grundsätzlichen Beziehungen zwischen den zyklischen Aktivitäten und den Optimierungsthemen Ihrer Softwareinvestitionen:

Optimierungsmatrix

Optimierungsmatrix

In der Wirklichkeit werden nicht alle zugeordneten Themen relevant, weil Sie sich immer auf eine spezifisches Problem Ihres Lizenzmanagements fokussieren werden. Jedoch ist es hilfreich, folgende drei Fragen zu stellen:

1) Kenn ich meine Lizenzen; weiß ich, wozu ich Anrechte habe?

2) Wie kaufe ich nach; habe ich dazu die beste Taktik und belastbare Benchmarks?

3) Wie werde ich die Software Compliance sicherstellen, kenne ich die zugrunde liegenden Regeln?

Improve your license control in a yearly cycle

Peter

For advanced control of your licensing, you should apply a cyclic schema that repeats every year and follows your own planning. Here, you see the principal relationship between tasks in software investment control and the detailed topics that you have to manage to stay optimized and compliant:

Optimization Cycles in Software License Management

Optimization Cycles in Software License Management

In a real-world project situation, you will rarely address all topics when dealing with a specific challenge in your license control. But it helps when you think in three simple concepts:

1) Which are my licenses, do I know what I own?

2) How do I purchase new licenses, do I have access to best tactics and benchmarks?

3) How will I manage software compliance, do I know the licensing rules?

 

Only 50 days left to optimize 2015 SAP maintenance fees

Peter August 3, 2014

While announced with a big bang in 2013, not many SAP customers are taking advantage of the limited license retirement program that has got the disguising title ‘Other requests’. The demand to get relief from shelfware maintenance fees that represent no value whatsoever is clearly visible, however the individual negotiation is still done on an ad-hoc basis with uncertain outcome. However, when carried out carefully and according to a master plan, several large user organizations have successfully leveraged the program. Late-comers still have an opportunity to execute, but time is running short:

Typical sequence of phases to retire licenses without new purchase
Typical sequence of phases to retire licenses without new purchase

Before sending a request letter to SAP stating the amount of licenses to retire, a careful analysis is advised to avoid loss on your investment. Because revoking the use of license foreever should be justified by a significant reduction of the related maintenance fee. SAP’s way of re-valuating the procurement contracts over the whole licensing history may not provide enough value!

To get an idea of the project structure, see also Steps to SAP License Retirement:SAP_OtherRequests_DrL

 

Software-Lizenzoptimierung nach Doctor-License

Peter June 21, 2014

VorgehenDrL

  1. Das Kundenproblem verstehen
    Jeder Kunde pflegt in seiner Organisation eine individuelle Handhabung und Historie des Lizenzmanagements. Welche Ziele, Visionen und Erwartungen rufen ihn auf den Plan?
  2. Die Qualität der Grundannahmen verifizieren
    Der Kunde hat einen Defekt in seinem Lizenzmanagement erkannt, die auf Erkenntnissen der bisherigen Praxis beruhen. Sind dabei alle Symptome erkannt und reicht die Datenbasis für den Start in die Optimierung?
  3. Die Lizenzmanagement-Prozesse optimieren
    Jeder Kunde hat bestimmte Prozesse, mit der er Einkauf, Verteilung und Messung seiner Lizenzen bewerkstelligt. Sind diese stimmig, nötig, effektiv, effizient und zeitgemäß? Hat das Team bereits Verbesserungspotenziale im Blick?
  4. Die Reaktionszeit verbessern
    Lizenzmanagement ist ein Geschäft hinter den Kulissen und verläuft oft sporadisch. Werden Veränderungen zeitnah oder automatisch wahrgenommen, um das aktuelle Lizenzrisiko zu reduzieren und optimale Einkaufsbedingungen zu nutzen?
  5. Die Gesamtkosten verringern
    Die Nutzung von Software verursacht bestimmte Verwaltungskosten. Im engeren Sinne verursacht sie Lizenz-, Wartungs- und Implementierungskosten. Sind die einzelnen Kostenbestandteile greifbar und werden sie im Gesamtkontext verstanden?

 

Anm: Die Projektvorgehensweise ist an ‚Lean Thinking‘, 2nd Edition 2010, Womack und Jones, angelehnt.

Used software license market gains traction

Peter May 23, 2014

This week, li-x was released in Beta to add one more source for acquisition and disposal of software licenses that have been ‘used’ before. The move was encouraged by recent verdicts of the European and German courts. Although a start-up, li-x has got a history by its parent company Preo Software AG and its founders Boris and Christoph Voege.

Currently, all experienced companies involved in used software license resale, namely Usedsoft, Susensoftware and 2ndSoft, are increasing their web presence and look for means to accomodate an easier transfer of licenses to ensure compliance with the existing legislation. For those who need to have solid transaction support now, the use of the existing sites is recommended.

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Axel Susen, Owner of Susensoftware, is not only experienced reseller for used licenses, he is willing to fight at court for strict compliance with IP law!

Buyers are encouraged to review the maturity of processes offered along with the licenses themselves. Doctor-License has built a special competency around supporting the deals with respect to proper legal diligence. Read more in my recent blog.

Audit Statistiken richtig verstehen!

Peter May 15, 2014
Rangfolge der Vendoren nach Audit-Häufigkeit in 2013/14

Rangfolge der Vendoren nach Audit-Häufigkeit in 2013/14

In seiner letzten Untersuchung Survey-SLO-Key-Trends-Audits-Cost-Risk zur Audit-Praxis der Softwarevendoren der IDC werden eine Vielzahl von Survey-Ergebnissen geliefert, die die derzeitige Praxis der großen Vendoren aus Sicht der Anwenderunternehmen darstellen. Hierbei ist allerdings wichtig, die Fragen genau zu lesen, um nicht voreilige Schlüsse zu ziehen. Wir geben nachfolgend einige prominente Beispiele:

  • Audit true-up:
    Hierunter fallen auch solche Zusatzgebühren für Lizenzen, die vereinbarungsgemäß durch Wachstum erhöht werden müssen, ob durch Audit oder durch eine vereinbarte Messung, die der Anwender selbst durchführt. Auch enthalten sind Gebührenerhöhungen, die das Anwenderunternehmen entsprechend vorgeplant hatte. Der tatächliche ‘Überaschungseffekt’ ist also geringer, als die True-up Zahlen suggerieren können.
  • Ranking der Vendoren nach Audit-Häufigkeit:
    Auffallend niedrige Werte für einige Vendoren (z.B. Symantec, SAP) verleiten zu der Annahme, diese Vendoren wären nicht so erpicht auf Compliance-Kontrolle. In Wahrheit haben diese Unternehmen weitreichende Selbst-Vermessungstools bei ihren Kunden im Einsatz, aus denen sie regelmäßige Hinweise auf den Nutzungsumfang erhalten. Hier ist also die Frage, was wird als Audit empfunden.
  • Measurement method satisfaction:
    Hier wird nicht differenziert, ob eher schlechte Qualität oder hoher Aufwand Ursache für eine niedrige Zufriedenheit bei der Nutzung von nicht-kommerziellen Verfahren ist. Außerdem gibt es einen großen Bereich, die auf diese Frage mit ‘neutral’ antworten, weshalb die Unsicherheit steigt, die Ursache nicht richtig zu greifen.
  • Out of compliance percent:
    Naturgemäß ist die Beantwortung hier mit einem ‘defensiven’ Antwortverhalten zu betrachten, was bedeutet dass die Teilnehmer die Frage nach der Non-Compliance eher zu optimistisch sehen. Weil man nicht weiß, was man nicht weiß!

Abschließend sei erwähnt, das jeder gesponsorte Report mit Vorsicht zu genießen ist, wie die Marketing-Abbildung am Ende des ansonsten ordentlich aufgestellten Trends unterstreicht.

Rechtssicherheit und Lizenztranparenz aus einer Hand

Peter April 25, 2014

Wem ist die folgende Reflektion im Rahmen der Software-Nutzungsanalyse nicht wohlbekannt:

  • Lizenzmetrik verständlich?
  • Abzählbarkeit zumutbar?
  • Selbstaudit [mit Tools] möglich?

Dies alles sind Fragen, deren Antworten nicht nur auf der Analyse des Vendor-Lizenzmodells oder dem Lizenzverzeichnis, sondern auch auf dem IP-Recht, den AGBs und den aktuellen Stand der Rechtsprechung fußen. Bisher musste der Lizenzverantwortliche sich an zwei Quellen bedienen: an der Lizenzberatung und den IT-Rechtsexperten.

Wo sich Lizenztransparenz mit Rechtssicherheit verbindet!

Beratungspakete aus Lizenztransparenz und Rechtssicherheit für jede Lizenzmanagement-Phase

Jetzt arbeitet Doctor-License systematisch mit einem Netzwerk von IT-Fachanwälten und bietet innerhalb der Beratung auch die Behandlung der zugrunde liegenden Rechtsfragen über entsprechend qualitifzierte Fachanwälte. Diese nehmen ihr Mandat unabhängig wahr, profitieren aber gleichzeitig von den inhaltlichen Analysen und Aufbereitungen der Kunden-Lizenzverträge über License12. Diese Dienstleistung wird für folgende Fragestellungen als Kombination der jeweiligen Kompetenzen gebündelt:

  • Konsolidierung aller Lizenzen
    Für die meisten Vendoren besteht eine Vorgeschichte von einzelnen Transaktionen. Doctor-License legt hier die Grundlage für ein unzweifelhaftes Resultat der Konsolidierung aller erworbenen Rechte durch das Scannen und Interpretieren aller zugehörigen Manifeste (Rahmenvertrag, Lizenzbestellung, Side-Letter, Vendor-Definitionen).
  • Etablierung optimaler Vertragsklauseln
    Wir hören als Lizenzberater oft den Wunsch, Formulierungen für einzelne Klauseln vorzuschlagen. Dies ist das Metier des Rechtsexperten, das wir jetzt auch im Bündel mit anbieten können und das dem Lizenznehmer für zukünftige Transaktionen den Weg weist.
  • Audit-Vorbereitung
    Schon in der Vorbereitung eines Software-Audits werden die Weichen für den Erfolg gestellt. Einerseits müssen technische Vorbereitungen und Bereinigungen von Altlasten erfolgen, andererseits soll die Vermessung nur soviel Vendor-Einsicht ermöglichen, wie es zur Wahrung seiner legitimen Interessen bedarf.
  • Behandlung von strittigen Audit-Ergebnissen
    Liegt der Audit-Bericht bereits vor, so gilt es neben der Plausibilität auch die Grundlagen der Vergleichsdaten zu validieren. Falls der Vendor ohne Berechtigung neue Modelle einführt, können die Teilergebnisse wirksam in Frage gestellt werden.
  • Optimierung des Lizenzbestands
    Die Optimierung sollte eine ständige Übung sein, kann aber häufig nur aus Vermessungsergebnissen heraus beurteilt und verfeinert werden. Doctor-License fokussiert durch die Nutzung von umfangreichen Benchmarkdaten hier besonders auf die kommerzielle Seite.

Das Besondere bei allen Paketen ist die verlässliche Vorkalkulation von Aufwand und Ergebnis, denn jede Teildienstleistung folgt einem definierten Leistungskatalog.

 

Good procurement templates, a moving target?

Peter February 7, 2014

Every once in a while I hear the question regarding the ‘most proven’ or ‘best practice’ for writing procurement RFPs or agreements. Unfortunately, there is no one-size-fits-all, and it can really get to you when trying to research what’s useful and what’s not.

The most effective way for improving your practice is to set the priorities first:

  • What’s your biggest process risk (or least control) when using software?
  • Who are your vendors with highest financial impact?

At the crossroad of these two aspects, you should evolve your effort for improvement: Search the web and respected blogs. On this one, you find my research papers in my archive on the right panel of this blog. One of my favorites is the paper on metrics: Eight Criteria for Evaluating Software License Metrics 2011

Once you have made some improvements, do not forget: As licensing is a moving target, you need to re-calibrate your templates regularly, review them at least once a year. Otherwise, the vendors will surprise you with new gotchas that you don’t want to pay for! If you like to be in a comfort zone, you may use License12 services for contract repository. It includes QA processes that can protect you from unexpected risk.

Managed Services öffnet License12.com für Beratermarkt

Peter January 23, 2014

Die Digitalisierungsservices von License12 stehen ab sofort dem Markt der Lizenzberater zur Verfügung. Damit folgt der Betreiber Falk-enrich GmbH aus der Kurpfalz den Nachfragen der Kunden, die den im Unternehmen eingeführten Fachleuten die Möglichkeit zur vollständigen Übernahme der Optimierungsaufgaben geben wollen. Im ‘Managed’-Modell wird der Lizenzberater zum Koordinator des firmenweiten Lizenzverzeichnisses, welches auf Basis der automatischen Analyse aus den Vertragsdokuemnten generiert werden kann. Auf diese Weise wird die Governance zur ständigen Aktualisierung der Lizenzbestände sicher gestellt.

Wertegenerierung

Wertegenerierung

Seine wesentliche Aufgabe besteht in der Unterstützung der lokalen User bei der Qualifikation der Dokumente, bei der Qualitätsprüfung und bei der anschließenden Optimierung. Dabei können nun auch die Vermessungsprotokolle in License12 geführt werden. So kann der Lizenzberater die nötigen Hinweise geben, um über

  • Vertragswandlungen
  • Stilllegungen
  • Zukäufe
  • Konsolidierungen

die gewünschten Einspareffekte zu erzielen. In Einzelfällen konnten bis zu 31% der Lizenzkosten allein aufgrund der Vertragsbenchmarks in License12 erzielt werden.

What to wish for Christmas?

Peter December 23, 2013

In software licensing you rarely think of a free wish or what would make you feel like Christmas. The environment of IT and, in particular, of license models and rules is far from wonders, for the most part.

But think of a few drastic changes that are no wonders in other subject areas, like the car business:

  • Only pay maintenance for the software you use
  • Only start paying maintenance when you use the software productively
  • Let the vendor send a fresh vendor price list when a new license product is launched
  • Get advance notice from the vendor about policy/model changes, including hints what that means for you
  • Sell off unused licenses in a second-hand market
  • Shift the burden of proof for software compliance to the vendor
  • Let the vendor execute your product update to remove faults and return a tested live system as part of maintenance

It might take years to get there, but Christmas is a time when such wishes can be pronounced, for the least! Until this becomes factual, some of you might drop by License12 to get a first sight of what transparent licensing can look like.

Merry Christmas and a Happy New Licensing Year!

Lizzy's Christmas Dreams

Increase your discount at year end in your SAP negotiations

Peter November 18, 2013

Recent customer cases show that vendors are granting high discounts during the year-end rallye, but they also tweak terms that are to their own advantage. For customers, it is essential to carefully check proposals to avoid unpleasant surprises. It may not be intentional, but the complexity of rules make it easy for mistakes: Customer reported that in a recent offer the vendor more than doubled the list price to grant a 90% discount. The effective discount was only 77% which could be corrected after a simple call.

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What does it mean for you?

End-of-year are hectic and workload becomes overwhelming especially when it gets close to the seasons break.

Use external advice to check what requires your attention. If you cannot engage directly, use web-based advice like License12. There, you only upload the proposal and get a complete validation and an optional benchmark that tells you exactly if you have achieved well. It saves time and money and shows your vendor that you understand licensing. Even when it gets complicated!

Why pay 16% more for software every year?

Peter November 5, 2013

After a new verdict in a case between SAP and susensoft in Hamburg, Germany, the applicability of selling or buying ‘used software’, as allowed earlier by a court ruling of the European High Court in 2012, have been re-confirmed. As the software efficiency reports 2011 for the US and the UK suggest, this will have an impact to user organizations that suffer from 16% shelfware every year. The remaining question is how to identify the right licenses and how to execute the adjustment with the vendors.

Now, Doctor-License is offering a tiered consulting approach to facilitate the execution of software re-use or retirement which is expressed in the following promotional offer:

ShelfwarePromo_DE

The English version will follow shortly.

 

Nach einem neuen Richterspruch zu einer Klage zwischen SAP und susensoft in Hamburg, Deutschland, ist die Anwendbarkeit von Gebrauchtsoftware für den An- und Verkauf erneut bestätigt worden, nachdem bereits die Entscheidung des Europäischen Gerichtshof in 2012 diese Möglichkeiten für dauerhafte Lizenzen gezeigt hatte. Nach den Software Efficiency Reports 2011 für die USA und UK wird dies alle Anwenderfirmen betreffen, die laut Report jährlich 16% ungenutze SOftware verzeichnen. Die offene Frage ist die richtigen Lizenzen für die Stilllegung auszuwählen und die notwendige vertragliche Anpassung mit dem Vendor zu erreichen.

Doctor-License bietet hierfür jetzt einen gestaffelten Beratungsansatz, um die  Wiederverwendung oder Stilllegung zu erleichtern. Details finden sich in folgender Angebotsbeschreibung:

ShelfwarePromo_DE

Die englische Version folgt in Kürze.

Interessante Vorträge liefert aktuell susensoftware im Rahmen seiner Roadshow im November in Hamburg, Köln, Mannheim und München: Roadshow

Software business will only change if you change!

Peter October 4, 2013

With the advent of cloud computing, customers were expecting that new competition will change the attitude of vendors. This is largely not the case. Even the recent announcement of SAP to allow customers exchange shelfware against something more useful, shows not much change of attitude:

  • Allowances are treated like mercy by the vendor
  • Top discounts are taken away if customers try to execute on vendor promises
  • The lock-in dilemma is now spreading to cloud solutions as well
  • More cases of dispute are taken to court or threatened to do so

dsag2009

Therefore, the principle judgement of Peter Wesche during the 2009 German user group meeting remains unchanged and still represents an excellent summary of how you can prepare for better software investment management. See three parts of that speech: Guidance

New SAP allowances create exciting options

Peter September 23, 2013

There has been a lot of discussions among user groups and SAP’s license model. The most pressing issue lately was SAP’s reluctance to let user organizations only pay for what they use.

Calculate the Savings with Clipping Path

The full story: Over years, SAP has been selling its software agressively, using high discount options to create shelfware, and to establish recurring cost by charging maintenance also for unused licenses. User organizations have called this practice questionable. Now, SAP starts to respond to their demands and has launched two important announcements:

  • Allowance to exchange licenses towards a hybrid model of SAP on-premise and SAP cloud solutions. See press-release.
  • Allowance for companies to de-commission licenses they do not use and re-calculate the associated maintenance fee. See press-release by dsag.

Both options are significant, as they allow all user organisations to exchange their unused software against more useful ones during a new purchase. The second announcement allows even to reduce maintenance cost when not buying new software, however applying a re-calculation of the old transaction which in many cases does not yield any refund or reduction at all! For more information, see CCC_Tag2_Ofner_Braendli

If you want to find out about your specific ability to reduce cost, call +49 6205 922885 for Doctor-License! We offer a 20-min quick assessment on the phone for free!

 

Seit Jahren gibt es eine Menge von Diskussionen unter Benutzergruppen über das SAP-Lizenz-Modell. Das dringendste Problem in letzter Zeit war SAP’s Weigerung, ihre Kunden nur für die Lizenzen zahlen zu lassen, die auch verwendet werden.

Die ganze Geschichte: Über Jahre hat SAP den Markt überverkauft, indem mit hohen Rabatten Shelfware erzeugt wurde und die laufenden Kosten durch die Wartungsentgelte auch für ungenutzte Lizenzen erhöht wurden. Anwenderorganisationen fanden diese Praxis fragwürdig. Jetzt beginnt SAP auf ihre Forderungen reagieren, mit folgenden wichtigen Ankündigungen:

Beide Optionen sind signifikant, da nun alle Anwenderorganisationen ihre ungenutzte Software gegen nützlichere während einer Neuanschaffung austauschen können. Die zweite Ankündigung ermöglicht sogar die Wartungskosten zu reduzieren, wenn nicht den Kauf neuer Software damit einhergeht. Allerdings erfolgt dies mit einer Neuberechnung der alten Transaktion, die in vielen Fällen überhaupt keine Gebührenverringerung erzeugt! Weitere Informationen auf CCC_Tag2_Ofner_Braendli

Über Ihre Möglichkeiten, Kosten zu senken, informiert Sie unter +49 6205 922885 gern Doctor-License! Wir bieten eine 20-min telefonische Schnelleinschätzung kostenlos!

License12 now adding detailed entitlement documents to track rights to functions

Peter June 11, 2013

One big dilemma of licensing is to get from the licensed product to what you really own in terms of features and functions. I have described the value of proper licensing and refered to possible solutions in my speech in Houston this April, see IAITAM2013SPRINGACE_PPT_pwesche

The SaaS-repository License12 now adds functionality in their recent release 2.0 to allow browsing your licenses down to the functional details.

It’s cool, check it out!

Magnifier over Figures

Ein großes Dilemma der Softwarelizenzierung ist es, für die lizenzierten Produkte Hinweise auf die Merkmale und Funktionen zu erhalten. Ich habe den Wert eines ordnungsgemäßen Lizenzmanagements beschrieben und verwies auf mögliche Lösungen in meiner Rede in Houston im April dieses Jahres, unter IAITAM2013SPRINGACE_PPT_pwesche

Der Service License12 erweitert nun seine Funktionalität in ihrer jüngsten Version 2.0, um ein effektives Durchsuchen Ihrer Lizenzrechte bis hin zu den funktionellen Details zu ermöglichen.

Es ist cool, probieren Sie es aus!